DSS leverer tjenesten arrangementer og møter som beskrevet i supplerende tildelingsbrev nr. 9 2025. DSS samler inn og lagrer personopplysninger i denne sammenhengen. Systemet som benyttes er Pindena påmeldingssystem levert av Pindena AS.
I denne personvernerklæringen kan du lese om hvilke personopplysninger DSS er behandlingsansvarlig for ved levering av denne tjenesten. Det er viktig for oss at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen.
Personvernerklæringen gjelder for DSS sin behandling av personopplysninger i forbindelse med tjenesten arrangementer og møter.
GDPR
Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)
EUROPAPARLAMENTS- OG RÅDSFORORDNING (EU) 2016/679 av 27. april 2016 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger samt om oppheving av direktiv 95/46/EF (generell personvernforordning).
DSS er behandlingsansvarlig for den behandlingen av personopplysninger i forbindelse med tjenesten arrangementer og møter, og avdelingsdirektør i SFT har det daglige behandlingsansvaret. Selv om DFD legger føringer på hvilke formål som skal oppnås i forbindelse med denne tjenesten, avgjør DSS selv hvordan behandlingen av personopplysninger gjennomføres (hvilke midler som benyttes). Derfor vurderer DSS:SFT at DSS er behandlingsansvarlig.
Direktøren har det overordnede ansvaret for at DSS skal behandle personopplysninger i tråd med personopplysningsloven og personvernforordningen.
Beskrivelse
Formålet med behandlingen av personopplysninger er å bistå kunden med planlegging av arrangementer og møter. Behandlingen inkluderer følgende formål:
- Registrere og lage en oversikt over deltakere for arrangementet.
- Dele oversikten over deltakere til arrangementsansvarlig(e) hos kunden.
- Navn og e-post adresse benyttes til å registrere deltakere og lage gjestekort i resepsjonen slik at de får tilgang til lokalene. Dette utføres av DSS: SAV.
- For eksterne lokaler: deltakerlisten med navn benyttes for adgangskontroll ved innsjekk.
- Dialog med deltakere. Dette inkluderer praktisk og fagrelatert informasjon knyttet til arrangementet, samt ved avmelding eller endring.
- Bistå deltakere med bestilling av hotell og transport.
- Utskrift og utdeling av navneskilt under arrangementet.
- Sende evalueringsskjema i etterkant av arrangementet.
- Oppfylle regnskaps- og bokføringsplikt.
Behandlingsgrunnlaget for behandlingen av personopplysninger er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en legitim interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern.
Den berettigede interessen er å kunne levere oppdraget som beskrevet i supplerende tildelingsbrev nr. 9 2025 på en effektiv måte.
For personopplysninger som gjelder matpreferanser (opplysninger som kan indikere helseopplysninger eller religiøs tilhørighet) og/eller behov for helsetilpasninger benyttes artikkel 9 nr. 2 bokstav a) uttrykkelig samtykke.
Om deltakere på møter og arrangementer
Nødvendige personopplysninger som behandles er:
- Navn
- E-postadresse
- Telefonnummer
- Funksjon/stillingstittel
- Tilhørighet (navn på virksomhet)
Personopplysninger som kan behandles er:
- Matpreferanser. Dette er personopplysninger som kan indikere noe om den registrertes helse (allergener) og/eller religion (for eksempel kosher eller halal). Det er frivillig for de registrere å oppgi disse personopplysningene. Disse personopplysningene vil ikke bli delt med andre parter.
- Behov for universell tilpasning (for eksempel til rullestol) kan opplysninger som indikerer noe om de registrertes helse samles inn. Det er frivillig for de registrere å oppgi disse personopplysningene. Disse personopplysningene vil ikke bli delt med andre parter.
Navn og e-postadresse sendes til DSS av arrangør. Resten av personopplysningene legges inn av de registrerte selv ved påmelding i Pindena.
Ved noen tilfeller sender DSS ut påmeldingslenken til arrangør som så videresender til deltakerne.
Om administrasjonsbrukere i DSS
Personopplysninger som behandles er:
- Navn
- E-postadresse
Personopplysningene deles med;
- Pindena AS (databehandler)
- Deploi AS (underdatabehandler)
- Make as (underdatabehandler)
- Link Mobility AS (underdatabehandler)
Deploi AS benytter datasentre i Oslo-området for lagring av personopplysningene.
De nødvendige personopplysningene slettes automatisk 3 måneder etter møtet eller arrangementet er gjennomført. Opplysninger om matpreferanser og behov for universell tilpasning slettes automatisk etter møtet eller arrangementet er gjennomført.
Pindena AS er sertifisert i henhold til ISO 27001. Her er informasjon om hvordan Pindena AS beskytter personopplysningene:
DSS beskytter personopplysningene ved tilgangsstyring som sikrer at kun personer med tjenstlig behov har tilgang til personopplysningene.
Dine rettigheter
Du kan utøve dine rettigheter ved å sende e-post til arrangementer@dss.dep.no eller postmottak@dss.dep.no.
Du kan også kontakte personvernombud@dss.dep.no.
Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned.
Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. Innsynsbegjæringer etter GDPR artikkel 15, sendes postmottak@dss.dep.no.
Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Si da gjerne først i fra gjennom den kontakten eller kanalen du allerede har etablert med oss. Du kan også kontakte personvernombudet vårt for å søke råd og veiledning. Personvernombudet har taushetsplikt dersom du ønsker å si fra om noe i fortrolighet.
Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet.