Personvernerklæring loggføring av ID-kontroll i resepsjonene

Ansvar

DSS, ved direktøren, er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og som er nødvendige for at du skal få tilgang til departementsbygg i tråd med Felles adgangsbestemmelser for departementsfellesskapet.

Behandlingen gjennomføres i tråd med personopplysningsloven, herunder EUs personvernforordning og tilhørende forskrifter.

Hvilke opplysninger registreres, og hvem kan motta de

Følgende informasjon skal loggføres ved ID- kontroll av besøkende uten egne elektroniske adgangskort:

Navn på den besøkende.
Navn på besøksmottaker i departementsfellesskapet.
I hvilken resepsjon ble ID-kontrollen gjennomført.
På hvilket klokkeslett ble ID-kontrollen gjennomført.

Informasjonen vil kunne utleveres Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD) ved behov for å utføre etterkontroll av gjennomført identitetskontroll.

Hva slags formål har innsamlingen av informasjon

Innsamling av opplysninger ved mottak av besøkende til departementsfellesskapet har tre formål.

I henhold til Felles adgangsbestemmelser for departementene skal det gjennomføres en identitetskontroll av alle besøkende som skal loggføres i DSS sine driftssystemer for eventuell etterkontroll.

Denne loggen skal inneholde informasjon om de besøkendes navn, besøksmottakers navn samt sted og tid for registrering.

Informasjonen skal også være grunnlag for utarbeidelse av besøksstatistikk slik at trafikkmønster kan analyseres ned til tid, virksomhet og bygningsnivå.
Informasjon om besøkendes navn gir besøksmottaker grunnlag for å vurdere om gjesten er iht. avtale og om det er sikkerhetsmessig forsvarlig at besøkende kommer inn i felles møterom eller departementsinterne møterom/soner.

Hva slags behandlingsgrunnlag har DSS for å samle inn opplysningene

Behandlingsgrunnlaget for å samle inn opplysningene er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f) berettiget interesse.

DSS ble gitt i oppdrag i Tildelingsbrev for 2020 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) å opprettholde det fastsatte grunnsikringsnivået for departementsbyggene gjennom å levere tjenester som er i samsvar med KMD sin oppdragsbeskrivelse og gjeldende tjenestebeskrivelser.

Formålet med innsamlingen er derfor å utføre adgangskontroll slik at DSS oppfyller de krav som Kommunal og distriktsdepartementet (KDD) har beskrevet i Felles Adgangsbestemmelser for departementene.

Hensikten med Felles adgangsbestemmelser for departementene er å ivareta Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD) sin plikt til sikring av skjermingsverdige objekt – jf. sikkerhetsloven §§ 4-3 og 7-3.

DSS har derfor en berettiget interesse i å utføre det oppdrag som er gitt og bidra til det fastsatte grunnsikringsnivået for departementsbyggene.

Hvor lenge lagres opplysningene og hvor kommer de fra

Opplysningene lagres i 7 dager før de anonymiseres ved hjelp av en automatisk prosess.

Etter anonymisering er det kun mulig å hente ut opplysninger om sted og tid for besøk. Disse opplysningene benyttes til å utarbeide besøksstatistikk.

Har man plikt til å oppgi informasjonen

Det er mulig å reservere seg mot å oppgi personopplysninger ved loggføring av ID-kontroll i resepsjonene.

Det kan imidlertid medføre at eventuelle møter må gjennomføres utenfor departementsbyggene for å etterleve Felles adgangsbestemmelser for departementene.

Dine rettigheter

Se Personvernerklæring for Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon

Personvernombud